Management fara autoritate formala sau cum sa ii coordonezi pe egalii tai

Pentru ca din ce in ce mai multe companii au un mod de lucru pe proiecte si departamentele clasice din structura companiei au doar roluri  de suport, suntem din ce in ce mai des in situatia de a coordona echipe cu un mix de roluri, si evident cu oameni care nu ne sunt direct in subordine, dar de la care asteptam rezultate si pentru munca carora suntem raspunzatori.

Asadar, care ar fi cateva aspecte de care sa tii cont in astfel de situatii?

#1 Invata sa gestionezi audiente
Desi aceasta recomandare o regasesti probabil in materialele de sustinere de prezentari, este totusi o abilitate care te poate ajuta foarte mult in gestionarea intalnirilor si sedintelor in care oamenii au experiente si specializari diverse. Invata despre personalitatea lor, despre rolurile pe care le au in organizatie si despre cum poate expertiza lor sa contribuie la rezultatele proiectului tau.

#2 Da voce membrilor echipei
Oamenii cu care lucrezi sunt cel mai probabil experti in aria lor profesionala si au un cuvant de spus pentru buna desfasurare a proiectelor. Asculta  ideile lor, provoaca dialoguri active si integreaza opiniile lor in asa fel incat sa aduci valoare adaugata proiectului.

#3 Fii flexibil
Fii constient de faptul ca modul de lucru din diversele departamente unde lucreaza membrii noii tale echipe poate fi diferit de modul in care esti tu obisnuit sa lucrezi. Nu impune regulile tale ci mai degraba implica-i pe membrii echipei tale in stabilirea unui mod de lucru propriu echipei, in asa fel incat informatiile sa ajunga unde trebuie, cand trebuie, in spiritul eficientei si focusului pe rezultate.

#4 Stabileste obiective
Fara obiective clare, orice echipa va simti ca merge in deriva si isi va pierde rapid motivarea. E important sa aduci toti membrii echipei la un numitor comun, chiar daca viziunile individuale vor fi diferite. Important este sa faci aceste diferenta sa dea perspective diferite asupra aceleiasi probleme si sa traga proiectul spre finalizare printr-un scop final comun.

#5 Sprijina si protejeaza-ti echipa
Cu siguranta esti constient de faptul ca oamenii din echipa ta au in continuare si atributiile lor din departamentele in care activeaza, asadar exista constrangeri, de timp de cele mai multe ori, de care trebuie sa tii cont in gestionarea proiectului tau. Este bine sa te concentrezi asupra urmatoarelor trei arii cheie pentru o gestionare buna a proiectului:
– Ai grija sa iti obtii resursele potrivite: daca echipa ta primeste ce are nevoie, atunci cand are nevoie, abilitatea ta de a motiva si gestiona echipa creste considerabil
– Gestioneaza relatia cu ceilalti actori din organizatie. Chiar daca in mod formal proiectul este recunoscut, informal oamenii pot opune rezistenta sau pot sabota proiectul. Ca si coordonator de proiect, e important sa ajungi sa iti cunosti bine oamenii si mediile lor de lucru, sa stii cine sunt opozantii si cum sa gestionezi influentatorii astfel incat proiectul sa ajunga la bun sfarsit
– Obtine feedback pentru oamenii tai! Acesta este un puternic motivator pentru echipa ta, sa stie ca munca lor in proiect este recunoscuta si apreciata. Managementul de top al organizatiie trebuie sa aiba acces la informatii referitor la evolutia proiectului, asa ca nu ezita sa le trimiti informari si sa ii tii la curent cu progresul pe care il face echipa ta.

Iti doresc succes cu proiectul tau, si nu uita ca a gestiona un proiect poate fi doar o sarcina de lucru in plus, sau poate fi o oportunitate de a aduce valoare adaugata la locul tau de munca.